Política de privacidad

1. Información del operador

El nombre, la dirección y el representante del operador que trata la información personal son los siguientes.

La Compañía puede encargar a ENKA株式会社 (ENKA Co., Ltd.) una parte de las labores de apoyo a las ventas del Servicio, incluidos el apoyo comercial, las presentaciones, la orientación sobre solicitudes y la atención de primera línea.

2. Responsable de protección de la información personal y punto de contacto

Para consultas sobre esta Política o para solicitudes relativas a los datos personales retenidos —divulgación, rectificación, suspensión del uso, supresión u otras—, póngase en contacto con la ventanilla indicada o utilice el formulario de contacto de nuestro sitio web.

3. Información que obtenemos

La Compañía puede obtener o tratar la siguiente información en la medida necesaria para la prestación del Servicio, la apertura de cuentas, las solicitudes de uso, la revisión contractual, la verificación de la identidad y de las facultades, la prevención del uso indebido, la facturación, el soporte, la garantía de la seguridad y demás operaciones del Servicio.

3.1 Información que la Compañía obtiene por sí misma

1. Nombre de la empresa, organización o municipio, departamento, nombre de la persona de contacto y cargo
2. Correo electrónico, número de teléfono y dirección
3. ID de inicio de sesión, información de la cuenta y credenciales de autenticación
4. Contenido del contrato y de la solicitud, información del plan, información de facturación e información de pago
5. Contenido de consultas, solicitudes de documentación, reuniones comerciales y atención de soporte
6. Historial de uso del Servicio, registros de operaciones y registros de acceso
7. Dirección IP, información del navegador, información del dispositivo, cookies y otros identificadores
8. Información que los usuarios introducen, registran o cargan en el panel de administración del Servicio
9. Registros relativos al procedimiento de apertura de la cuenta, como la verificación por correo electrónico, la pulsación del botón de solicitud, la marcación de las casillas de consentimiento y el registro del medio de pago
10. Registros de consentimiento, incluidas las versiones de los términos del servicio, la política de privacidad, el aviso legal conforme a la Ley japonesa de Transacciones Comerciales Especificadas, las condiciones tarifarias y demás condiciones contractuales aceptadas, la fecha y hora del consentimiento y el contenido del consentimiento
11. Información necesaria para la revisión contractual, como la identidad, la pertenencia a la organización, las facultades, la finalidad de uso, la capacidad de pago y la prevención del uso indebido
12. En caso de que la Compañía solicite verificaciones adicionales, documentos de identificación, certificados de inscripción registral, documentación que acredite la pertenencia de la persona de contacto a la organización, poderes, documentación que acredite la facultad de decisión, documentación que acredite la finalidad de uso y demás documentación que la Compañía considere necesaria
13. Otra información necesaria para la prestación, contratación, facturación, revisión, soporte y operación del Servicio

3.2 Información tratada por encargo de los usuarios

1. Nombre, número de teléfono, dirección y correo electrónico de los usuarios finales, y otra información obtenida durante las llamadas o consultas
2. Audio de las llamadas y datos de grabación
3. Datos de transcripción
4. Resúmenes de llamadas
5. Resultados del análisis de sentimiento
6. Historial de llamadas, historial de atención, etiquetas, notas y estados
7. Pedidos, reservas, consultas, asesoramientos, quejas, cancelaciones, solicitudes y demás contenido de las llamadas
8. FAQ, bases de conocimiento, guiones, prompts y demás información de configuración que los usuarios registran en el Servicio
9. Otra información que los usuarios tratan a través del Servicio

3.3 Información personal que requiere especial cuidado

Según el uso que se haga del Servicio, el contenido de las llamadas puede incluir historial médico, discapacidades, atención médica, bienestar social, victimización por delitos, consultas administrativas, situación de vida y otra información delicada, o información que pueda constituir información personal que requiere especial cuidado conforme a la Ley japonesa de Protección de la Información Personal (Act on the Protection of Personal Information, Japón).

Cuando trate esta información en el Servicio, el usuario adoptará, bajo su propia responsabilidad, las medidas necesarias conforme a la legislación, incluidas las explicaciones exigidas, la obtención del consentimiento, la notificación o publicación de los fines de uso, la limitación del alcance de la obtención y la gestión de los permisos de acceso.

La Compañía trata esta información dentro del alcance que le encargan los usuarios.

4. Fines de uso

La Compañía utiliza la información que obtiene o trata para los siguientes fines.

4.1 Fines de uso de la información que la Compañía obtiene por sí misma

1. Prestar, operar, mantener y gestionar el Servicio
2. Recibir solicitudes del Servicio, verificar la identidad, emitir cuentas y gestionar contratos
3. Confirmar que el solicitante es la propia persona o una persona con facultades legítimas
4. Revisar la información de registro, la información de facturación, la información de la persona de contacto, la finalidad de uso y demás contenido de la solicitud
5. Prevenir solicitudes falsas, suplantaciones de identidad, solicitudes sin facultades, usos indebidos, llamadas molestas y otros usos inapropiados
6. Calcular tarifas, facturar, procesar pagos, confirmar ingresos y gestionar impagos
7. Atender consultas, solicitudes de documentación, asesoramientos, soporte e incidencias
8. Comprobar el uso del Servicio, mejorar su calidad y sus funciones y desarrollar nuevas funciones
9. Garantizar la seguridad, prevenir el uso indebido, detectar fallos y gestionar registros
10. Enviar información, propuestas y avisos importantes sobre el Servicio y servicios relacionados
11. Realizar actividades de marketing, análisis y ventas con el consentimiento del usuario o conforme a la legislación
12. Responder a actos que infrinjan la legislación, los términos o los contratos
13. Responder a controversias, consultas, quejas, reclamaciones, auditorías, y cumplir con los registros, informes, divulgaciones y demás actuaciones exigidos por la legislación
14. Cumplir con la Ley japonesa de Negocios de Telecomunicaciones y demás legislación aplicable, tratar adecuadamente las comunicaciones, prevenir el uso indebido, responder a fallos de las comunicaciones y realizar las demás actuaciones necesarias para la prestación del Servicio

4.2 Fines de uso de los registros de consentimiento y de solicitud

La Compañía utiliza los registros de consentimiento y de solicitud para los siguientes fines.

1. Confirmar el hecho de que el usuario ha aceptado los términos del servicio, la política de privacidad, el aviso legal conforme a la Ley japonesa de Transacciones Comerciales Especificadas, las condiciones tarifarias y demás condiciones mostradas por la Compañía
2. Confirmar la apertura de la cuenta, la formación del contrato y la identidad y las facultades del solicitante
3. Responder a controversias relativas a las solicitudes, los contratos, las tarifas, las cancelaciones, las suspensiones del uso y demás cuestiones relacionadas con el Servicio
4. Prevenir solicitudes falsas, suplantaciones de identidad, solicitudes sin facultades, usos indebidos y otros riesgos
5. Conservar los registros necesarios conforme a la legislación, los términos, los contratos y la gestión interna

4.3 Fines de uso de la información tratada por encargo de los usuarios

1. Atender llamadas entrantes, realizar llamadas salientes, responder y generar respuestas mediante IA
2. Conectar, grabar, almacenar, transcribir, resumir y analizar llamadas
3. Mostrar, buscar y gestionar el historial de llamadas, de consultas y de atención
4. Realizar análisis de sentimiento, etiquetado, elaboración de informes y visualización en paneles
5. Atender conforme a las FAQ, bases de conocimiento, guiones y prompts configurados por el usuario
6. Notificar, escalar, traspasar y dar soporte a los usuarios
7. Mantener el Servicio, responder a fallos y garantizar la seguridad
8. Realizar las mejoras de calidad y precisión, verificaciones y pruebas permitidas por el contrato con el usuario
9. Tratar adecuadamente las comunicaciones conforme a la Ley japonesa de Negocios de Telecomunicaciones y demás legislación aplicable, prevenir el uso indebido, responder a fallos y realizar las demás actuaciones necesarias para la prestación del Servicio

La Compañía trata la información que le encargan los usuarios dentro del alcance de los fines encargados, conforme al contrato con el usuario, esta Política y la legislación.

5. Revisión previa a la apertura de la cuenta y verificaciones adicionales

Para la prestación segura del Servicio, la prevención del uso indebido, el uso adecuado de las comunicaciones, el cobro de las tarifas y la verificación de la identidad y de las facultades, la Compañía puede comprobar, antes o después de la apertura de la cuenta, el contenido de la solicitud, la información de registro, la finalidad de uso, la información de pago, los registros de consentimiento, los registros de acceso y demás información necesaria.

Cuando, a la luz del contenido de la solicitud, la información de registro, la finalidad de uso, el método de pago, el estado de uso u otras circunstancias, la Compañía determine razonablemente que existen dudas sobre la identidad, las facultades, la exactitud de la información de registro o la legalidad o seguridad de la finalidad de uso, podrá solicitar al aspirante a usuario o al usuario la presentación de documentos de identificación, certificados de inscripción registral, documentación que acredite la pertenencia de la persona de contacto a la organización, poderes, documentación que acredite la facultad de decisión, documentación que acredite la finalidad de uso y demás documentación que la Compañía considere necesaria.

Si no se atiende dicha verificación, o si la Compañía determina razonablemente que no es apropiado prestar el Servicio, la Compañía podrá denegar la apertura de la cuenta, restringir el uso del Servicio, suspender la cuenta, resolver el contrato o adoptar otras medidas necesarias.

La Compañía utiliza la información obtenida en relación con la revisión y las verificaciones adicionales anteriores para la gestión de los contratos del Servicio, la verificación de la identidad y de las facultades, la prevención del uso indebido, la facturación, la garantía de la seguridad, la respuesta a controversias, el cumplimiento normativo y demás fines necesarios para la prestación del Servicio.

6. Secreto de las comunicaciones y tratamiento de la información de las llamadas

Al prestar el Servicio, la Compañía trata adecuadamente el secreto de las comunicaciones conforme a la Ley japonesa de Negocios de Telecomunicaciones y demás legislación aplicable.

La Compañía no utiliza el contenido de las llamadas, los historiales de comunicación ni otra información relativa a las comunicaciones para fines distintos, salvo cuando lo exija la legislación, cuando exista el consentimiento del usuario o cuando sea necesario para la prestación, el mantenimiento, la respuesta a fallos, la prevención del uso indebido, la garantía de la seguridad y demás ejecución legítima de las operaciones del Servicio.

Cuando el usuario utilice el Servicio para grabar llamadas, transcribir, resumir, analizar o realizar otros tratamientos, llevará a cabo bajo su propia responsabilidad el aviso de grabación a los usuarios finales, la notificación o publicación de los fines de uso, la obtención de los consentimientos necesarios y las demás actuaciones exigidas por la legislación o por la práctica operativa.

7. Procesamiento con IA y transmisión a servicios externos

En la medida necesaria para prestar el Servicio, la Compañía puede utilizar servicios externos de reconocimiento de voz, síntesis de voz, procesamiento del lenguaje natural, generación de respuestas con IA, transcripción, resumen, análisis, infraestructura de telefonía, almacenamiento en la nube, pago, autenticación, analítica de acceso y otros.

Los servicios externos pueden incluir los siguientes tipos.

1. Servicios de procesamiento de voz con IA
2. Servicios de IA generativa y procesamiento del lenguaje natural
3. Servicios de infraestructura de telefonía y comunicaciones
4. Servicios de infraestructura en la nube y almacenamiento de datos
5. Servicios de gestión de pagos y facturación
6. Servicios de envío de correo electrónico y gestión de consultas
7. Servicios de analítica de acceso y medición

Cuando utiliza servicios externos, la Compañía transmite la información en la medida necesaria para alcanzar los fines de uso y ejerce la supervisión necesaria y adecuada sobre los encargados o proveedores de servicios externos.

Los nombres concretos de los servicios externos, la información transmitida, los fines de uso, los métodos de exclusión (opt-out) y demás detalles se publican en la Política de cookies y transmisión externa que la Compañía establece por separado o mediante avisos en el Servicio.

8. Suministro a terceros situados en el extranjero

Cuando la Compañía suministre datos personales a terceros situados en el extranjero, adoptará las medidas necesarias conforme a la legislación, incluidas la provisión de la información exigida, la obtención del consentimiento de la persona y la supervisión de los encargados.

No obstante, puede haber encargos que no constituyan suministro a terceros situados en el extranjero conforme a la Ley japonesa de Protección de la Información Personal, o casos en que la información se trate mediante métodos permitidos por la legislación.

La Compañía publica, según sea necesario, en esta Política, en la Política de cookies y transmisión externa o mediante avisos individuales, los países de prestación de los servicios externos, sus regímenes de protección de la información personal, las medidas de protección adoptadas por dichos terceros y demás cuestiones exigidas por la legislación.

9. Suministro a terceros

La Compañía no suministra datos personales a terceros sin el consentimiento de la persona, salvo en los casos siguientes.

1. Cuando lo exija la legislación
2. Cuando sea necesario para proteger la vida, la integridad física o el patrimonio de una persona y resulte difícil obtener su consentimiento
3. Cuando sea especialmente necesario para mejorar la salud pública o promover el desarrollo sano de los menores y resulte difícil obtener el consentimiento de la persona
4. Cuando sea necesario cooperar con un organismo estatal, un gobierno local o una parte por ellos encargada en la ejecución de las funciones previstas por la legislación, y obtener el consentimiento de la persona pueda obstaculizar dicha ejecución
5. Cuando se encargue todo o parte del tratamiento de los datos personales en la medida necesaria para alcanzar los fines de uso
6. Cuando se suministren datos personales con motivo de una fusión, escisión, transmisión de negocio u otra sucesión empresarial
7. Cuando se trate de un uso conjunto y las cuestiones exigidas por la legislación se hayan notificado previamente a la persona o se hayan puesto a su fácil disposición
8. En los demás casos permitidos por la legislación

10. Supervisión de los encargados

La Compañía puede encargar todo o parte del tratamiento de la información personal a operadores externos, en la medida necesaria para alcanzar los fines de uso, para la prestación del Servicio, el apoyo a las ventas, la orientación sobre solicitudes, la atención al cliente, la facturación, el pago, el mantenimiento, el soporte, el procesamiento de datos, el almacenamiento en la nube, el procesamiento con IA, la provisión de infraestructura de telefonía, la asistencia en la revisión, la verificación de la identidad y de las facultades y la prevención del uso indebido.

Entre los encargados pueden incluirse ENKA株式会社, proveedores de servicios en la nube, operadores de infraestructura de telefonía y comunicaciones, proveedores de servicios relacionados con IA, proveedores de pago, proveedores de herramientas de soporte y otros operadores necesarios para la prestación del Servicio.

La Compañía ejerce sobre los encargados, mediante contratos u otros medios, la supervisión necesaria y adecuada para garantizar la gestión segura de los datos personales.

11. Apoyo a las ventas por ENKA株式会社

ENKA株式会社 puede, por encargo de la Compañía, realizar labores de apoyo a las ventas del Servicio, incluidos el apoyo comercial, las presentaciones, la orientación sobre solicitudes y la atención de primera línea.

ENKA株式会社 puede tratar, dentro del alcance de las labores de apoyo a las ventas encargadas por la Compañía, información de consultas, información de reuniones comerciales, información de personas de contacto, información necesaria para asistir en las solicitudes, información necesaria para la revisión previa a la apertura de la cuenta y otra información necesaria para el apoyo a las ventas y la asistencia en la revisión.

Si ENKA株式会社 utiliza datos personales más allá del alcance encargado por la Compañía para fines propios, como sus propias actividades comerciales, de marketing o de gestión de clientes, se realizarán los arreglos necesarios conforme a la legislación, como el uso conjunto, el suministro a terceros o el consentimiento de la persona.

12. Uso conjunto

En la actualidad, si la Compañía utiliza datos personales de forma conjunta con ENKA株式会社 u otros terceros, lo hará tras notificar previamente a la persona las siguientes cuestiones o ponerlas a su fácil disposición.

1. El hecho de que los datos se utilizarán de forma conjunta
2. Los elementos de los datos personales objeto de uso conjunto
3. El alcance de quienes los utilizarán de forma conjunta
4. Los fines de uso de quienes los utilizarán de forma conjunta
5. El nombre, la dirección y el nombre del representante de la parte responsable de la gestión de dichos datos personales

Cuando no se realice un uso conjunto, las menciones de este artículo sobre el uso conjunto no implican que este se esté llevando a cabo.

13. Uso para el entrenamiento de IA

La Compañía puede utilizar el audio de las llamadas, las transcripciones, los resúmenes de llamadas, el contenido de las consultas y otros datos personales tratados por encargo de los usuarios para la prestación, el mantenimiento, la respuesta a fallos y la mejora de la calidad y la precisión del Servicio conforme al contrato con el usuario.

Si la Compañía utiliza los datos de llamadas o los datos personales individuales de un usuario para el entrenamiento adicional o el reentrenamiento de modelos de IA, la creación de datos de evaluación u otros fines similares, obtendrá, según sea necesario, el consentimiento del usuario o un acuerdo separado, conforme a la legislación y al contrato con el usuario.

La Compañía puede utilizar información convertida en estadísticas, agregada o anonimizada de modo que no permita identificar a las personas, para la mejora de la calidad y de las funciones del Servicio, el análisis estadístico, la investigación y el desarrollo, la elaboración de materiales comerciales y otros fines empresariales de la Compañía. No obstante, cuando la legislación o un contrato individual lo restrinjan, se atendrá a lo allí dispuesto.

14. Grabación y transcripción

El Servicio puede grabar, transcribir, resumir, analizar y procesar de otras formas las llamadas.

Cuando utilice el Servicio para grabar, transcribir, resumir o analizar llamadas con usuarios finales, el usuario realizará, bajo su propia responsabilidad, el aviso de grabación a los usuarios finales, la notificación o publicación de los fines de uso, la obtención del consentimiento necesario, el establecimiento de un punto de contacto para consultas y las demás actuaciones exigidas por la legislación o la práctica operativa.

La Compañía procesa los datos de las llamadas dentro del alcance encargado por los usuarios.

15. Medidas de gestión de la seguridad

Para prevenir la fuga, pérdida, daño, acceso no autorizado, uso indebido y otros riesgos de los datos personales, la Compañía adopta las siguientes medidas de gestión de la seguridad.

1. Elaboración de una política básica y normas internas sobre el tratamiento de la información personal
2. Formación y supervisión del personal que trata información personal
3. Gestión de los permisos de acceso a los datos personales y control basado en el principio de privilegio mínimo
4. Gestión de cuentas, de la autenticación y de los registros
5. Cifrado de las vías de comunicación y otras medidas técnicas de seguridad
6. Selección, contratación y supervisión de los encargados
7. Notificación, comunicación, investigación, contención y prevención de recurrencias en caso de incidentes
8. Gestión de los períodos de conservación de los datos personales y eliminación de los datos innecesarios

Para reforzar su sistema de gestión de la seguridad de la información, la Compañía está preparándose para obtener la certificación ISO/IEC 27001 u otras certificaciones de terceros en materia de seguridad de la información. No obstante, en el momento de la publicación de esta Política, ello no implica que la Compañía haya obtenido ya dichas certificaciones.

Los detalles de las medidas de gestión de la seguridad se responderán sin demora a petición de la persona, en la medida en que no comprometan la seguridad.

16. Período de conservación

La Compañía conserva la información personal únicamente durante el período necesario para alcanzar los fines de uso, el período exigido por contrato o el período de conservación exigido por la legislación.

La información personal que ya no sea necesario conservar se elimina, borra, anonimiza o procesa de otra forma adecuada dentro de un plazo razonable.

Los períodos concretos de conservación de los datos de llamadas, el momento de su eliminación, la posibilidad de exportación y demás condiciones se rigen por las pantallas de solicitud, el panel de administración, la tabla de tarifas, los contratos individuales o las condiciones que la Compañía establezca por separado.

Los registros de consentimiento, los registros de solicitud, los registros relativos a la revisión contractual, los registros relativos a la facturación, los registros necesarios para el cumplimiento de la Ley japonesa de Negocios de Telecomunicaciones y demás legislación, y los registros necesarios para la respuesta a controversias pueden conservarse durante el período necesario para la gestión de los contratos, el cumplimiento normativo, la respuesta a controversias, la prevención del uso indebido y demás fines necesarios.

17. Cookies y transmisión externa

El sitio web de la Compañía puede utilizar cookies y otras tecnologías para mantener la sesión iniciada, garantizar la seguridad, mejorar la comodidad, conocer el uso, registrar las solicitudes, obtener registros de consentimiento, prevenir el uso indebido y otros fines necesarios.

Si se introducen mecanismos de analítica externa, publicidad, etiquetas de medición u otros por los que se transmita información desde el dispositivo del usuario a operadores externos, la Compañía publicará en la Política de cookies y transmisión externa los destinatarios, la información transmitida, los fines de uso, los métodos de exclusión y demás cuestiones necesarias.

Para más información sobre cookies y transmisión externa, consulte la Política de cookies y transmisión externa que la Compañía establece por separado.

18. Solicitudes de divulgación, rectificación, suspensión del uso, etc.

La persona puede, conforme a la legislación, solicitar respecto de los datos personales retenidos por la Compañía la notificación de los fines de uso, la divulgación, la rectificación, la adición, la supresión, la suspensión del uso, el borrado, el cese del suministro a terceros, la divulgación de los registros de suministro a terceros y otras actuaciones.

Al presentar una solicitud, podremos pedirle que aporte la documentación establecida por la Compañía para verificar su identidad.

La Compañía responderá dentro de un plazo razonable conforme a la legislación. No obstante, podrá no atender la solicitud cuando la legislación no exija una respuesta, cuando no pueda verificarse la identidad, cuando la solicitud presente deficiencias o cuando exista otra razón legítima.

Las solicitudes relativas a los datos personales de usuarios finales tratados por encargo de los usuarios se atienden, en principio, a través del usuario que realizó el encargo. Si la Compañía recibe una consulta directamente de un usuario final, responderá en colaboración con el usuario cuando sea necesario.

19. Quejas y consultas

Para quejas, consultas y otras cuestiones sobre el tratamiento de la información personal por la Compañía, póngase en contacto con la siguiente ventanilla.

20. Organización acreditada de protección de la información personal

No existe ninguna organización acreditada de protección de la información personal a la que la Compañía esté adherida (no aplicable). En caso de adhesión, su nombre y el punto de presentación de quejas se publicarán en esta página.

21. Modificaciones de esta política

La Compañía puede modificar esta Política por cambios legislativos, cambios en el contenido del Servicio, cambios en los servicios externos, cambios en el flujo de apertura de cuentas y de revisión, cambios en el contenido de la notificación relativa al negocio de telecomunicaciones, cambios en el estado de obtención de certificaciones de seguridad de la información, necesidades del negocio u otras razones.

Cuando realice cambios importantes, la Compañía los comunicará mediante su publicación en el sitio web de la Compañía u otros medios adecuados.

La Política modificada se aplicará desde su publicación en el sitio web de la Compañía, salvo que la Compañía disponga otra cosa.