隱私權政策

1. 經營者資訊

處理個人資訊之事業者之名稱、地址及代表人如下。

本公司得將本服務相關之銷售支援、介紹、申請引導、第一線應對及其他銷售支援業務之一部分，委託予ENKA株式会社。

2. 個人資訊保護管理者與諮詢窗口

有關本政策之諮詢，以及保有個人資料之揭露、更正、停止利用、刪除及其他請求，請透過上述窗口或本公司網站之聯絡表單與我們聯繫。

3. 取得之資訊

本公司於提供本服務、開設帳戶、受理使用申請、契約審查、確認本人身分及權限、防止不當使用、費用請款、支援、確保安全及其他營運本服務所需之範圍內，可能取得或處理下列資訊。

3.1 本公司自行取得之資訊

1. 公司名稱、團體名稱、地方政府名稱、部門名稱、承辦人姓名、職稱
2. 電子郵件地址、電話號碼、地址
3. 登入 ID、帳戶資訊、驗證資訊
4. 契約內容、申請內容、方案資訊、請款資訊、付款資訊
5. 諮詢、索取資料、商務洽談、支援應對之內容
6. 本服務之使用紀錄、操作日誌、存取日誌
7. IP 位址、瀏覽器資訊、裝置資訊、Cookie 及其他識別碼
8. 使用者於本服務之管理主控台輸入、登錄或上傳之資訊
9. 電子郵件驗證、按下申請按鈕、勾選同意、登錄付款方式及其他帳戶開設程序之相關紀錄
10. 所同意之服務條款、隱私權政策、依日本《特定商業交易法》之標示、費用條件及其他契約條件之版本、同意日期與時間、同意內容及其他同意日誌
11. 本人身分、在職狀況、權限、利用目的、支付能力、防止不當使用及其他契約審查所需之資訊
12. 本公司要求額外確認時之身分證明文件、登記事項證明書、承辦人在職證明資料、委任狀、可確認決策權限之資料、可確認利用目的之資料及其他本公司認為必要之資料
13. 其他為本服務之提供、契約、請款、審查、支援、營運所需之資訊

3.2 受使用者委託處理之資訊

1. 終端使用者之姓名、電話號碼、地址、電子郵件地址及其他於通話或詢問過程中取得之資訊
2. 通話語音、錄音資料
3. 逐字稿資料
4. 通話摘要
5. 情緒分析結果
6. 通話紀錄、應對紀錄、標籤、備註、狀態
7. 訂單、預約、詢問、諮詢、申訴、解約、申請及其他通話內容
8. 使用者於本服務登錄之 FAQ、知識庫、腳本、提示詞及其他設定資訊
9. 其他使用者透過本服務處理之資訊

3.3 關於須特別注意之個人資訊等

依本服務之使用情境，通話內容可能包含病史、身心障礙、醫療、福利、犯罪被害、行政諮詢、生活狀況及其他敏感資訊，或可能屬於須特別注意之個人資訊之資訊。

使用者於本服務處理此類資訊時，應自行負責依法令採取必要之說明、取得同意、通知或公告利用目的、限制取得範圍、管理存取權限及其他必要措施。

本公司於受使用者委託之範圍內處理此類資訊。

4. 利用目的

本公司將取得或處理之資訊用於下列目的。

4.1 本公司自行取得之資訊之利用目的

1. 提供、營運、維護及管理本服務
2. 受理本服務之申請、確認本人身分、核發帳戶及管理契約
3. 確認申請人為本人或具正當權限之人
4. 審查登錄資訊、請款資訊、承辦人資訊、利用目的及其他申請內容
5. 防止虛偽申請、冒名頂替、無權限申請、不當使用、騷擾撥號及其他不當之利用
6. 計算費用、請款、收款、確認入帳及處理未付款項
7. 處理詢問、索取資料、諮詢、支援及故障應對
8. 確認本服務之使用狀況、改善品質、改善功能及開發新功能
9. 確保安全、防止不當使用、偵測故障及管理日誌
10. 提供本服務及相關服務之介紹、提案及重要通知
11. 基於使用者同意或法令進行之行銷、分析及業務活動
12. 因應違反法令、條款或契約之行為
13. 因應糾紛、詢問、申訴、請求、稽核、法令上必要之紀錄、報告、揭露及其他事項
14. 依日本《電氣通信事業法》及其他適用法令進行因應、妥適處理通訊、防止不當使用、因應通訊故障及其他提供本服務所需之因應

4.2 同意日誌及申請紀錄之利用目的

本公司將同意日誌及申請紀錄用於下列目的。

1. 確認使用者已同意服務條款、隱私權政策、依日本《特定商業交易法》之標示、費用條件及其他本公司所示條件之事實
2. 確認帳戶開設、契約成立，以及申請人之本人身分及權限
3. 因應申請、契約、費用、解約、停用及其他與本服務相關之糾紛
4. 防止虛偽申請、冒名頂替、無權限申請、不當使用及其他風險
5. 保存法令、條款、契約及內部管理上必要之紀錄

4.3 受使用者委託處理之資訊之利用目的

1. 以 AI 進行接聽來電、外撥電話、應對及生成回覆
2. 進行通話之接通、錄音、儲存、逐字稿、摘要及分析
3. 顯示、搜尋及管理通話紀錄、詢問紀錄及應對紀錄
4. 進行情緒分析、標籤標註、產出報表及儀表板顯示
5. 依使用者設定之 FAQ、知識庫、腳本及提示詞進行應對
6. 對使用者之通知、向上呈報、交接及支援
7. 本服務之維護、故障應對及安全確保
8. 依與使用者之契約所允許之品質改善、精確度改善、驗證及測試
9. 依日本《電氣通信事業法》及其他適用法令妥適處理通訊、防止不當使用、因應故障及其他提供本服務所需之因應

就受使用者委託處理之資訊，本公司將依與使用者之契約、本政策及法令，於受託目的範圍內處理。

5. 帳戶開設前審查及額外確認

為安全提供本服務、防止不當使用、妥適使用通訊、回收費用、確認本人身分及權限，本公司得於帳戶開設前或開設後，確認申請內容、登錄資訊、利用目的、付款資訊、同意日誌、存取日誌及其他必要資訊。

本公司依申請內容、登錄資訊、利用目的、付款方式、使用狀況及其他情事，合理判斷對本人身分、權限、登錄資訊之正確性、利用目的之適法性或安全性有疑義時，得要求使用希望者或使用者提交身分證明文件、登記事項證明書、承辦人在職證明資料、委任狀、可確認決策權限之資料、可確認利用目的之資料及其他本公司認為必要之資料。

於不配合前述確認，或本公司合理判斷不適於提供本服務時，本公司得採取拒絕開設帳戶、限制本服務之使用、停用帳戶、解除契約及其他必要措施。

本公司將與上述審查及額外確認相關而取得之資訊，用於本服務之契約管理、確認本人身分及權限、防止不當使用、費用請款、確保安全、糾紛因應、法令因應及其他提供本服務所需之目的。

6. 通訊秘密及通話資訊之處理

本公司於提供本服務時，依日本《電氣通信事業法》及其他適用法令，妥適處理通訊秘密。

除依法令規定、經使用者同意，或為提供本服務、維護、故障應對、防止不當使用、確保安全及其他正當業務執行所必要之情形外，本公司不會將通話內容、通訊紀錄及其他與通訊相關之資訊用於目的外之用途。

使用者利用本服務進行通話錄音、逐字稿、摘要、分析及其他處理時，應自行負責對終端使用者告知錄音、通知或公告利用目的、取得必要之同意，並採取其他法令上或營運上必要之措施。

7. AI 處理及向外部服務之傳輸

本公司得於提供本服務所需之範圍內，使用語音辨識、語音合成、自然語言處理、AI 回覆生成、逐字稿、摘要、分析、電話通訊基礎設施、雲端儲存、付款、驗證、流量分析及其他外部服務。

外部服務可能包含下列類型。

1. 語音 AI 處理服務
2. 生成式 AI 與自然語言處理服務
3. 電話與通訊基礎設施服務
4. 雲端基礎設施與資料儲存服務
5. 付款與帳務管理服務
6. 電子郵件發送與詢問管理服務
7. 流量分析與量測服務

本公司使用外部服務時，僅於達成利用目的所需之範圍內傳輸資訊，並對委託對象或外部服務提供者進行必要且適當之監督。

外部服務之具體名稱、傳輸之資訊、利用目的、退出（opt-out）方式及其他詳細事項，將於本公司另行訂定之Cookie 與對外傳輸政策或本服務內之公告中公布。

8. 向位於外國之第三方提供等

本公司向位於外國之第三方提供個人資料時，將依法令採取必要之資訊提供、取得本人同意、監督委託對象及其他必要措施。

惟依日本《個人資訊保護法》，可能存在不構成向位於外國之第三方提供之委託，或以法令所允許之方式處理之情形。

本公司就外部服務之提供國家、個人資訊保護制度、該第三方採取之個人資訊保護措施及其他法令要求之事項，將視需要於本政策、Cookie 與對外傳輸政策或個別公告中公布。

9. 向第三方提供

除下列情形外，本公司不會未經本人同意向第三方提供個人資料。

1. 依法令規定之情形
2. 為保護人之生命、身體或財產所必要，且難以取得本人同意之情形
3. 為提升公共衛生或促進兒童健全成長特別必要，且難以取得本人同意之情形
4. 有必要協助國家機關、地方政府或受其委託者執行法令所定事務，且取得本人同意恐妨礙該事務執行之情形
5. 於達成利用目的所需範圍內，委託個人資料處理之全部或一部分之情形
6. 因合併、公司分割、事業轉讓及其他事業承繼而提供個人資料之情形
7. 屬於共同利用，且已事先將法令要求之事項通知本人或置於本人可輕易得知之狀態之情形
8. 其他法令所允許之情形

10. 委託對象之管理

本公司得於本服務之提供、銷售支援、申請引導、客戶應對、請款、付款、維護、支援、資料處理、雲端儲存、AI 處理、電話通訊基礎設施之提供、審查協助、本人身分及權限確認、防止不當使用及其他達成利用目的所需之範圍內，將個人資訊處理之全部或一部分委託予外部事業者。

委託對象可能包含ENKA株式会社、雲端服務業者、電話與通訊基礎設施業者、AI 相關服務業者、付款業者、支援工具提供業者及其他為提供本服務所需之事業者。

本公司將以契約或其他方式，對委託對象進行必要且適當之監督，以確保個人資料之安全管理。

11. ENKA株式会社之銷售支援

ENKA株式会社得受本公司委託，進行本服務之銷售支援、介紹、申請引導、第一線應對及其他銷售支援業務。

ENKA株式会社得於受本公司委託之銷售支援業務範圍內，處理詢問資訊、商務洽談資訊、承辦人資訊、協助申請所需之資訊、帳戶開設前審查所需之資訊及其他銷售支援與審查協助所需之資訊。

ENKA株式会社如逾越本公司委託之範圍，為其自身之業務、行銷、客戶管理及其他自有目的利用個人資料時，將依法令進行共同利用、向第三方提供、取得本人同意及其他必要之安排。

12. 共同利用

現階段，本公司如與ENKA株式会社或其他第三方共同利用個人資料，將事先將下列事項通知本人，或置於本人可輕易得知之狀態後實施。

1. 共同利用之意旨
2. 共同利用之個人資料項目
3. 共同利用者之範圍
4. 共同利用者之利用目的
5. 對該個人資料之管理負有責任者之名稱、地址及代表人姓名

未實施共同利用時，本條有關共同利用之記載並不表示正在實施共同利用。

13. 用於 AI 學習

本公司得將受使用者委託處理之通話語音、逐字稿、通話摘要、詢問內容及其他個人資料，用於基於與使用者之契約之本服務提供、維護、故障應對、品質改善及精確度改善。

本公司如將使用者之個別通話資料或個人資料用於 AI 模型之追加訓練、再訓練、建立評估資料及其他類似目的，將依法令及與使用者之契約，視需要取得使用者之同意或另行合意。

本公司得將經統計化、彙總化或匿名化而無法識別個人之資訊，用於本服務之品質改善、功能改善、統計分析、研究開發、製作業務資料及其他本公司之事業目的。惟受法令或個別契約限制時，依其規定辦理。

14. 錄音與逐字稿相關事項

本服務可能對通話進行錄音、逐字稿、摘要、分析及其他處理。

使用者利用本服務對與終端使用者之通話進行錄音、逐字稿、摘要或分析時，應自行負責對終端使用者告知錄音、通知或公告利用目的、取得必要同意、設置詢問窗口，並採取其他法令上或營運上必要之措施。

本公司於受使用者委託之範圍內處理通話資料。

15. 安全管理措施

為防止個人資料之洩漏、滅失、毀損、未經授權存取、不當利用及其他風險，本公司採取下列安全管理措施。

1. 制定個人資訊處理之基本方針及相關規範
2. 對處理個人資訊之從業人員進行教育及監督
3. 管理個人資料之存取權限，並依最小權限原則進行控管
4. 帳戶管理、驗證管理、日誌管理
5. 通訊路徑加密及其他技術性安全管理措施
6. 委託對象之選定、簽約及監督
7. 事故發生時之報告、聯繫、調查、防止擴大及防止再發生
8. 管理個人資料之保存期間，並刪除不再需要之資料

為強化資訊安全管理體制，本公司正籌備取得 ISO/IEC 27001 及其他資訊安全相關之第三方認證。惟截至本政策刊載時點，並不表示本公司已取得該等認證。

安全管理措施之詳細內容，於不影響安全之範圍內，將應本人之請求儘速回覆。

16. 保存期間

本公司僅於達成利用目的所需之期間、契約上必要之期間或法令要求保存之期間內保存個人資訊。

對於不再需要保存之個人資訊，將於合理期間內以刪除、消除、匿名化及其他適當方式處理。

通話資料之具體保存期間、刪除時點、可否匯出及其他條件，依申請頁面、管理主控台、價目表、個別契約或本公司另行訂定之條件辦理。

就同意日誌、申請紀錄、契約審查相關紀錄、費用請款相關紀錄、日本《電氣通信事業法》及其他法令因應所需之紀錄、糾紛因應所需之紀錄，本公司得為契約管理、法令因應、糾紛因應、防止不當使用及其他必要目的，於必要期間內保存。

17. Cookie 與對外傳輸

本公司網站可能為維持登入狀態、確保安全、提升便利性、掌握使用狀況、申請紀錄、取得同意日誌、防止不當使用及其他必要目的，使用 Cookie 及其他技術。

如導入外部流量分析、廣告、量測標籤及其他自使用者裝置向外部事業者傳輸資訊之機制，本公司將於Cookie 與對外傳輸政策中刊載傳輸對象、傳輸之資訊、利用目的、退出方式及其他必要事項。

有關 Cookie 與對外傳輸之詳細內容，請參閱本公司另行訂定之Cookie 與對外傳輸政策。

18. 揭露、更正、停止利用等之請求

本人得就本公司持有之保有個人資料，依法令請求通知利用目的、揭露、更正、補充、刪除、停止利用、消除、停止向第三方提供、揭露向第三方提供之紀錄及其他事項。

提出請求時，為確認本人身分，本公司可能請您提交本公司指定之資料。

本公司將依法令於合理期間內回應。惟於法令上無須回應、無法確認本人身分、請求內容有欠缺或有其他正當理由時，可能無法回應請求。

有關受使用者委託處理之終端使用者個人資料之請求，原則上透過作為委託方之使用者處理。本公司如直接接獲終端使用者之詢問，將視需要與使用者協同處理。

19. 申訴與諮詢

有關本公司個人資訊處理之申訴、諮詢及其他詢問，請聯繫下列窗口。

20. 認定個人資訊保護團體

本公司並未加入任何認定個人資訊保護團體（不適用）。如有加入，將於本頁刊載其名稱及申訴解決之受理窗口。

21. 本政策之變更

本公司得因法令變更、本服務內容變更、外部服務變更、帳戶開設與審查流程變更、電氣通信事業申報內容變更、資訊安全認證取得狀況變更、事業上之必要性及其他原因，變更本政策。

進行重要變更時，本公司將以刊載於本公司網站或其他適當方式公告周知。

除本公司另有規定外，變更後之本政策自刊載於本公司網站時起適用。